Quels outils gratuits pour travailler à distance ? – Partie 1

Vous souhaitez travailler à distance avec vos collaborateurs et vous approprier des outils pour que cela se passe au mieux ? Alors cet article va vous intéresser ! 

Comment entretenir le lien avec votre équipe ?

Il est important en télétravail de garder un lien avec ses collaborateurs 👩‍💻🧑‍💻 pour optimiser le bien-être au sein de votre société. Cela est encore plus important lorsque vous êtes en période de création d’entreprise ou de développement. Cependant, vous recherchez un moyen plus personnel que les mails pour communiquer ? On vous présente différentes messageries instantanées.

• Signal ou Telegram plutôt que WhatsApp : quel messagerie instantanée vous correspond ?

WhatsApp est une des messageries les plus utilisées cependant, après les récents changements de CGU de WhatsApp, vous cherchez peut-être une nouvelle application de messagerie privée où vous vous sentirez peut-être plus en sécurité. C’est pourquoi nous allons vous parler de Signal et Telegram. ⤵️

L’application Signal a été conçue par une entreprise américaine Signal Messenger et financée par la Signal Foundation, une organisation à but non-lucratif et cela de façon à être la plus sécurisée possible avec une ergonomie facile d’utilisation. L’application minimise les métadonnées et l’organisation déclare les effacer ce qui fait qu’elle est soutenu et promut par un certain nombre de personnalités comme le lanceur d’alerte Edward Snowden ou encore Elon Musk. 🚀

Ensuite, nous avons Telegram qui a été créé par les frères russes Nikolaï et Pavel Dourov en 2013, elle est cependant basée à Dubaï.

Alors ? Plutôt Telegram ou Signal ? 

Telegram permet de récupérer plus facilement des conversations sur différents appareils par rapport à Signal. 🖥 Cependant, la dernière est plus sécurisée 🔐ce qui est important si vous recherchez à protéger vos données personnelles. Si vous recherchez à une expérience similaire à celle de WhatsApp, Telegram va être qui s’en rapproche le plus de part la polyvalence de ses fonctionnalités.

Si ces applications ne vous ont pas convaincu, nous allons vous présenter un autre outil très connu dans le monde de la messagerie instantanée.

• Slack

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises cherchent des moyens de communication plus directe pour manager ses équipes différemment, c’est pourquoi Slack a su s’imposer avec un service pratique et centralisé.

Présentation de Slack

Pensée autour de l’idée du travail en équipe, en 2014, par Stewart Butterfield, c’est un outil collaboratif 🤝 avec un service gratuit assez intéressant et complet où il est possible de faire de nombreuses choses pour rendre son utilisation ludique et qui  permettra de centraliser un bon nombre de tâches, ainsi un manager pourra suivre l’avancement d’un projet ou d’une mission. Elle suffira amplement dans un premier temps, si vous êtes en pleine création d’entreprise. De plus, il existe des dizaines de connexions possibles avec des services tiers ! C’est le réel point fort de l’application !

Les avantages de l’application

Comment rester organiser sur votre projet ?

Une bonne organisation est la clé du succès. ✨ Vous recherchez des outils qui peuvent correspondre à votre équipe ? On a choisi quelques outils à vous présenter de façon claire pour atteindre vos objectifs.

• Trello

Présentation de Trello

Trello est une application gratuite efficace et ergonomique conçue en 2011 pour faciliter le management des projets simultanément. Elle vous propose de gérer vos tâches en classant les projets à travers des listes.

Que pouvez-vous faire avec Trello ?

Trello étant collaborative, elle permet de mieux s’organiser par exemple, dans le cas où vous travaillez avec des free-lances, il est ainsi plus simple de suivre les projets. Sa fonctionnalité permet de planifier, d’optimiser la répartition des tâches et permet de créer des alertes 📣 pour éviter des retards ou des oublis. Ainsi, vous pouvez avoir une vue globale sur l’avancée de vos projets. Vous pouvez créer un tableau pour chaque projet qui seront composer de cartes qui représentent les différentes tâches à effectuer par exemple, les tâches à faire, les tâches en cours et les tâches finies. ✅

De plus, même si c’est un outil complet vous y associer d’autres plateformes comme Slack et Sharepoint.

Les différents concepts de l’application

Pour mieux comprendre et utiliser l’application il est important de comprendre ses différents concepts.

• Qu’est-ce qu’un tableau sur Trello ?

Un tableau représentent un projet ou une partie de votre organisation, il va être composer des différentes tâches à effectuer selon le thème du tableau. Soit vous créer vous-même un nouveau tableau soit vous pouvez utiliser le tableau de bienvenue ou un modèle que vous pourrez modifier.

• Qu’est-ce qu’une liste sur Trello ?

Les listes constituent généralement des étapes du projet par exemple vous avez une liste tâches en cours, tâches à venir, tâches accomplies. Ces listes sont ensuite constituées de cartes.

• Qu’est-ce qu’une carte sur Trello ?

Chaque cartes désignent généralement une tâche du projet à effectuer. Elles peuvent contenir des informations complémentaires car il est possible de mettre une description, des commentaires, une date limite ou encore à qui est attribué l’exécution de la tâche.

Trello est un outil simple d’utilisation et de visualisation mais qui manque parfois de certaines fonctionnalités mais que nous utilisons pour suivre l’avancée des différentes études de marché que nous effectuons. C’est pourquoi nous allons vous présenter l’un de ses principaux concurrents : Asana. Les deux outils proposent une version gratuite qui suffisent largement à l’utilisation personnelle ou d’une petite entreprise.

• Asana

Le principe d’Asana est relativement similaire à celui de Trello. Cependant, l’outil a des fonctionnalités supplémentaires qui peuvent vous intéresser selon votre type d’organisation. La majeur différence est qu’Asana permet de voir vos projets selon différentes vues. Vous pouvez les voir sous forme de listes, de tableaux ou encore de calendrier. Le tableau de bord vous permets aussi de visualiser les tâches à venir selon l’échéancier dans votre partie accueil par exemple ou vous avez aussi accès à un planning trimestriel ou semestriel.

En résumé, Trello est certes plus simple d’utilisation mais Asana propose un plus large choix en termes de fonctionnalités.

• Monday

Si les outils précédents ne vous conviennent pas et que vous avez énormément d’informations à gérer dans un même, nous connaissons un autre outil qui peut vous aidez : Monday. Cependant, cet outil n’est pas gratuit mais l’essai gratuit de 14 jours peut vous donnez l’occasion de le tester et de vous faire un avis.
Monday peut être un bon compromis si vous recherchez un outil complet mais simple. C’est un mixte entre Asana et Trello, l’essai gratuit vous donne accès à différents autos pour mieux vous familiarisez avec cet outil. De plus, lorsque vous recherchez une futur tâche ou d’anciennes dans la barre de recherche, le moteur de recherche monday est très simple et rapide. Par exemple, comme pour l’élaboration de cette article, nous pouvons facilement retrouver d’anciens articles programmés et publiés.