Quels outils utiliser pour travailler à distance ? – Partie 2

Dans la suite de notre article, nous allons aborder les problématiques de comment continuer, à distance, à organiser des réunions ou quels logiciels utiliser pour partager ou envoyer des documents lorsqu’on se lance en tant qu’entrepreneur ou que nous gérons une entreprise.

Maintenir ses rencontres et ses réunions même à distance

Afin de pouvoir continuer à discuter et organiser des rendez-vous avec vos clients ou des points avec vos équipes, nous allons vous présenter différents logiciels gratuits selon votre utilisation. Cette partie vous présentera rapidement dans un premier temps, Zoom ainsi que Teams puis un logiciel encore peu connu Beekast. Enfin, nous vous parlerons d’un outil payant mais qui peut être intéressant selon vos besoins : Edusign. Nous n’aborderons pas le logiciel Skype dans cet article puisque la version pour les entreprises va être abandonnée cette année.

Plutôt Zoom ou plutôt Teams ?

Zoom et Teams sont tous les deux des logiciels avec des versions gratuites permettant d’organiser des visioconférences avec d’autres personnes. Nous allons voir quelles sont leurs différences et leurs avantages afin que vous puissiez choisir laquelle vous convient selon vos besoins.

Si votre besoin est d’accéder rapidement à un logiciel pour rester en contact avec des personnes à distance, sans forcément collaborer avec elles de façon régulière, Zoom suffira.
Si votre besoin est d’avoir une vraie solution pour organiser votre entreprise virtuellement et pour collaborer de manière efficace à distance, Microsoft Teams est la solution.

La version gratuite de Zoom est très compétitive puisque le nombre de réunions en tête-à-tête est illimité en terme de temps, cependant les réunions de groupes sont limité à 40 minutes. En revanche, le prix est plus élevé dès que vous passez à une version payante.

La version gratuite de Microsoft Teams est, elle aussi, très intéressante. Elle permet d’organiser des visioconférences pour une durée maximale de 60 minutes, avec cependant une limite de 24 heures par mois. En revanche, les chats sont eux illimités.

Voici un rapide récapitulatif de fonctionnalités différentes dans les deux applications :

Concernant les offres payantes, celle de Microsoft est sûrement la plus intéressante, car elle comprend selon l’offre à l’accès à différents services entre autres :
La suite Office (Word, Excel et PowerPoint) installable sur 5 postes fixes et 5 postes mobiles, une offre non-négligeable pour les entreprises
1 To d’espace de stockage et de partage sécurisé sur OneDrive
Une boîte mail de 50 Go avec un nom de domaine personnalisable ([email protected]_entreprise.fr)

De plus, un élément auquel il faut faire attention, c’est la cybersécurité. Il est vrai que durant le premier confinement, des problèmes liés à la sécurité sont ressortis par rapport à Zoom. 

Beekast

Beekast est un outil intéressant lors de vos réunions ou rendez-vous par exemple pour nous, lorsque nous devons discuter avec un client pour effectuer son business plan, nous pouvons effectuer avec interactivité différents ateliers durant nos échanges et nos questions.

La version gratuite permet d’échanger entre 3 participants, ce qui peut être intéressant pour vos rendez-vous client par exemple. Cependant, il existe un abonnement accessible à 9€ HT par mois si vous avez besoin d’échanger avec un peu plus de personnes (avec celui-ci vous pouvez aller jusqu’à 10). 

Lorsque vous vous inscrivez sur le site, vous avez accès à plusieurs tutoriels afin de comprendre son fonctionnement, il existe une multitude d’activité à mettre en place pour créer de l’interactivité ou travailler de façon collaborative.

Edusign

Vous avez besoin de noter la présence des participants lors de vos réunions ?

Edusign est un outil de feuilles d’émargement virtuel qui vous permet à distance ou en présentiel, de faire une signature digitale via email, QR code ou code pin. Vous récupérez ensuite, vos documents à valeur probante en toute sécurité. Ce logiciel est très bien pensé puisqu’il n’y a aucun moyen de tricher, par exemple si vous fonctionnez via un QR Code celui-ci va se modifier automatiquement toutes les 5 secondes pour empêcher un participant de l’envoyer à un autre qui ne serait pas présent pour qu’il signifie sa présence.

C’est un outil payant qui fonctionne par un abonnement qui s’adapte selon vos besoins et qui peut être personnalisé.

Quel logiciel utiliser pour partager des documents ?  

Un élément essentiel pour travailler en équipe est d’avoir des logiciels qui vous permettent de partager vos documents et de travailler tous ensemble.

Google Drive ou Dropbox ?

Ces deux applications permettent de partager des documents entre plusieurs collaborateurs. Cependant, si vous souhaitez travailler simultanément sur ces derniers, Google Drive sera sûrement plus adapté à votre demande et pour cela, il vous suffit d’avoir un compte Google. En revanche, si vous souhaitez avoir accès même hors connexion à vos documents pour pouvoir travailler Dropbox, vous donne cette possibilité.

Chaque application a ses inconvénients, concernant l’espace de stockage gratuit, Google Drive est celui qui en propose le plus avec 15Go contre 2Go pour Dropbox. Un autre problème intervient, c’est que les données stockées sont peuvent être accessibles par l’entreprise possédant l’application.

WeTransfer

WeTransfer vous permet d’envoyer des fichiers qui sont parfois trop volumineux par mail par exemple à l’un de vos collaborateurs de façon protégé puisque les fichiers sont cryptés et de façon gratuite même si une version payante existe, la version gratuite est largement suffisante pour une PME. Il vous suffit d’entrer votre adresse mail ainsi que celle de votre destinataire, mais vous pouvez aussi créer un lien à partager avec votre destinataire.